Privacyverklaring

Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
Woonwaarts verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de regio’s Nijmegen, Beuningen en Druten. Wil je via ons een woning huren of kopen, dan ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van jou te verwerken. Ook in het kader van leefbaarheid verwerkt Woonwaarts persoonsgegevens, ten behoeve van een veilige en schone leefomgeving rondom de woningen die zij verhuurt en beheert. Daarnaast verwerkt Woonwaarts, als werkgever, persoonsgegevens van haar personeel. Hierop is het privacy beleid van toepassing.

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met persoonsgegevens en doen er alles aan om de persoonlijke informatie die we van jou hebben te beschermen. De basis hiervan staat beschreven in ons Privacy beleid, gebaseerd op en om hiermee te voldoen aan de (vereisten van) de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Deze privacyverklaring is daar een uitwerking van.

Uitgangspunten
De privacy van (potentiële, huidige en oud) huurders en medewerkers wordt bij ons beschermd door vertrouwelijk en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Hiervoor hanteren wij de volgende uitgangpunten:

1. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor het doel waarvoor deze (o.a. van jou) verkregen zijn. Er wordt niet meer verwerkt dan noodzakelijk is om dat doel te bereiken. Hiermee bieden we dienstverlening aan en voeren wij een gedegen administratie.
2. Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens (jouw persoonlijke informatie). Om daarin te kunnen voorzien worden er maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beschermen. Hiervoor hanteren we onder andere branche specifieke richtlijnen (b.v. BIC4.0).
3. Alle persoonsgegevens zijn altijd vertrouwelijk. Iedereen die bij of voor ons werkt is gehouden tot een geheimhoudingsplicht. Intern wordt gewerkt op basis van het ‘noodzakelijk voor het werk’–principe. Dat houdt in dat medewerkers en partners/leveranciers alleen toegang krijgen tot persoonsgegevens als deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doen van hun werk, taken of opdracht.

Verwerkingsverantwoordelijke
De bestuurder van Woonwaarts is op basis van de AVG Verwerkingsverantwoordelijke.

Contactgegevens
Takenhofplein 3, 6538 SZ Nijmegen
024 - 382 01 00
Contactformulier

Postbus 389, 6500 AJ Nijmegen

Onder ‘verwerken’ verstaan we het gebruiken van jouw gegevens. Dit gaat bijvoorbeeld over het verzamelen, wijzigen en verwijderen van jouw persoonsgegevens. Wij verwerken jouw persoonsgegevens steeds op grond van een wettelijke verplichting, de uitvoering van jouw huur- of koopovereenkomst, onze gerechtvaardigde belangen of jouw toestemming. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor verkoop, verhuur, beheer, onderhoud en leefbaarheid van en rondom onze woningen. Hieronder kan in ieder geval vallen:

Huurders en woningzoekenden

• Het maken en uitvoeren van het huurcontract: We hebben jouw gegevens nodig om een huurcontract op te stellen en uit te voeren. Denk aan het berekenen van je inkomen, het innen van de huur en het regelen van onderhoud of reparaties aan je woning, garage, parkeerplaats of bedrijfsruimte.
• Contact met jou als huurder: We gebruiken je gegevens om je vragen te beantwoorden, klachten te behandelen en bezwaren af te handelen. Ook zorgen we ervoor dat je prettig kunt wonen. Bijvoorbeeld door overlast of woonfraude aan te pakken.
• Informatie en communicatie: We houden je graag op de hoogte. Daarom sturen we soms een nieuwsbrief of vragen we je mening via een vragenlijst (enquête).
• Woonruimteverdeling (passende toewijzing): Woonwaarts biedt haar woningen aan via een woonruimteverdeelsysteem. Via de website van Entree moeten woningzoekenden zich inschrijven om op woningen te kunnen reageren. Hierbij worden (ook enkele gevoelige) persoonsgegevens verwerkt om tot een passende (en/of urgente) toewijzing te komen en een huurovereenkomst aan te (kunnen gaan).
• Sociaal beheer: We zorgen voor een fijne en veilige buurt. Soms is het nodig om persoonsgegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld om woonoverlast, woonfraude of hennepteelt aan te pakken. Zo beschermen we onze huurders, onze woningen en spullen, en zorgen we voor een prettige leefomgeving.
• Klantenservice en onderhoud: We gebruiken persoonsgegevens om huurders goed te kunnen helpen. Bijvoorbeeld als iemand belt met een vraag of een reparatie meldt.
• Wetten en regels: Soms moeten we persoonsgegevens gebruiken, omdat dat verplicht is volgens de wet. Denk aan regels van de Belastingdienst of de woningwet. Ook bij het beoordelen van een urgentie-aanvraag of het geven van een huisvestingsvergunning hebben we persoonsgegevens nodig.
• Kwaliteit en dienstverlening verbeteren: We willen onze dienstverlening steeds beter maken. Daarom doen we soms onderzoek, zoals een klanttevredenheidsonderzoek. Ook testen we af en toe onze computersystemen. Dit doen we heel beperkt en veilig.
• Juridische zaken en fraude: We gebruiken persoonsgegevens bij (juridische) problemen als er iets niet gaat volgens de regels van de wet, zoals huurachterstand of woonfraude. Soms melden we fraude bij de politie.
• Betalingen en administratie: We verwerken persoonsgegevens van mensen die ons geld moeten betalen (debiteuren) en van mensen aan wie wij geld betalen (crediteuren). Dit hoort bij onze financiële administratie. Ook bij het kopen of verkopen van woningen gebruiken we persoonsgegevens.

Solliciteren

Als je bij ons solliciteert, gebruiken we jouw persoonsgegevens om het sollicitatieproces goed te laten verlopen. Dit doen we vanaf het moment dat je interesse toont in een vacature tot en met je eventuele aanstelling.

We verwerken bijvoorbeeld:

• Je sollicitatiebrief en cv
• Gegevens die je met ons deelt tijdens gesprekken
• Informatie die nodig is om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie
• Gegevens die nodig zijn als je bij ons in dienst komt

Bezoekers website en gebruikers contactformulieren

• Website
  Wij verzamelen geen cookies en slaan jouw IP-adres niet op. We maken gebruik van YouTube video’s op onze website om ons verhaal te vertellen. We hebben ervoor gezorgd dat deze video’s geen tracking-cookies mogen plaatsen. Dit betekent dat ze jouw gedrag op onze website en daarbuiten niet kunnen volgen.
• Contactformulieren
  We maken op onze website gebruik van verschillende contactformulieren. In de meeste formulieren vul je persoonsgegevens in, zodat wij jouw vraag of verzoek goed kunnen verwerken. We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en gebruiken deze alleen voor de vraag die je ons gesteld hebt of het probleem dat we voor je proberen op te lossen.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als daar een goede reden voor is vanuit de AVG-regels. Die reden noemen we een grondslag. Er zijn vijf soorten grondslagen:

• Overeenkomst: We gebruiken jouw gegevens als dat nodig is voor het uitvoeren van een huurovereenkomst. Bijvoorbeeld om onderhoud te regelen of de huur te innen.
• Wettelijke plicht: Soms moeten we gegevens doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie of andere overheidsinstanties. Dit zijn wij volgens de wet verplicht. Ook moeten we bepaalde gegevens bewaren om te voldoen aan regels voor woningcorporaties.
• Gerechtvaardigd belang: We gebruiken gegevens soms voor ons eigen belang, zoals voor intern beheer, beveiliging of het maken van analyses. We kijken dan goed of ons belang zwaarder weegt dan jouw recht op privacy.
• Vitaal belang: In noodsituaties kunnen we gegevens gebruiken om jou of anderen te helpen. Bijvoorbeeld bij een medische noodsituatie of gevaarlijke situatie.
• Toestemming: Voor andere situaties vragen we eerst jouw toestemming. Je mag deze toestemming altijd weer intrekken.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf met ons hebt gedeeld.

Voor de uitvoering van werkzaamheden verwerken wij alleen de gegevens die we echt nodig hebben. Van jou kunnen we de volgende gegevens verwerken: 

• je naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum;
• jouw betaalgegevens waaronder je rekeningnummer (IBAN); 
• de gezinssamenstelling; 
• een historisch uittreksel uit het BRP; 
• een kopie van jouw legitimatie, maar met afgeschermde pasfoto, BSN, nationaliteit en geboorteplaats; 
• een Verklaring Geregistreerd Inkomen (VGI) van hoofd- en medebewoners; 
• de meest actuele jaaropgaaf; 
• een loonstrook; 
• een ingevulde hypotheekverklaring waarop staat vermeld dat je aan alle verplichtingen hebt voldaan; 
• een ingevulde verhuurderverklaring van jouw verhuurder(s) over de afgelopen 5 jaar van jou en jouw partner; 
• een echtscheidingsconvenant; 
• een kopie van de urgentieverklaring; 
• een bewijs van studiefinanciering van DUO; 
• een brief waarin jouw bewindvoerder je toestemming geeft om deze woning van Woonwaarts te huren; 
• een kopie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel; 
• een inkomensverklaring waarop het verzamelinkomen staat. Deze ontvangen we van de accountant of de boekhouder; 
• of gegevens die we via cookies op onze website hebben verzameld. 

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Dit betekent dat we ze alleen bewaren zolang dat wettelijk mag en nodig is voor ons werk.

Hoe lang we gegevens bewaren, hangt af van het soort gegevens en waarvoor we ze gebruiken. Voor elk doel kan een andere bewaartermijn gelden. We volgen hierbij de richtlijnen die gelden binnen de woningcorporatie-sector.

Persoonsgegevens van huurders worden meestal uiterlijk 5 jaar na het einde van de huurovereenkomst verwijderd of anoniem gemaakt. Soms moeten we persoonsgegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld als er nog een schuld openstaat, er een rechtszaak loopt of als de wet dat verplicht.

Als de bewaartermijn voorbij is, zorgen we ervoor dat jouw persoonsgegevens veilig en zorgvuldig worden verwijderd of anoniem gemaakt.

We verstrekken persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is om ons werk te kunnen verrichten. Als we dit toch doen, dan doen we dat alleen wanneer we zeker weten dat zij net zo goed met jouw gegevens omgaan als wij. In zo’n geval maakt Woonwaarts afspraken over de eisen waar de verwerking aan moet voldoen. Woonwaarts controleert de nakoming van deze afspraken minimaal 1 keer per jaar.

Wij werken samen met verschillende bedrijven en organisaties. Dit doen we lokaal en regionaal. Sommige van deze partners verwerken persoonsgegevens voor ons. Denk bijvoorbeeld aan onze ICT-leverancier.

Met deze partijen sluiten we een speciale overeenkomst af. Dit noemen we ook wel een verwerkersovereenkomst. Zo zorgen we ervoor dat jouw privacy goed beschermd blijft. Heb je hier vragen over? Neem dan contact met ons op via privacyofficer@woonwaarts.nl.

Soms geven we jouw gegevens door aan andere partijen die ons helpen bij ons werk. Bijvoorbeeld:

• Aannemers die onderhoud uitvoeren
• Betaaldienstverleners
• De regionale urgentiecommissie
• Deurwaarders en advocaten
• De Belastingdienst

We delen alleen de gegevens die echt nodig zijn voor hun werk of om contact met jou op te nemen.
Daarnaast zijn we soms volgens de wet verplicht om gegevens te delen met officiële organisaties, zoals de Belastingdienst of de politie. Ook dan gaan we hier heel zorgvuldig mee om.

We werken samen met verschillende organisaties, zoals de gemeente, politie en zorginstellingen. Soms wisselen we persoonsgegevens uit. Dit doen we alleen als dat mag volgens de wet en als het echt nodig is. We maken duidelijke afspraken met deze organisaties. Die afspraken leggen we vast in een samenwerkingsafspraak (of 'convenant'). In zo’n afspraak staat:

• Welke gegevens we delen
• Waarom we die gegevens delen
• Op basis van welke wettelijke grondslag we dat doen
• Hoe we de gegevens goed beveiligen
• Wie waarvoor verantwoordelijk is
• Hoe mensen hun privacyrechten kunnen gebruiken

We delen nooit meer gegevens dan nodig is.

Woonwaarts gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. 

We leggen je hieronder uit wat het verschil is tussen de eerder genoemde typen cookies:

• Functioneel: deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website. Noodzakelijke cookies worden meestal gebruikt als reactie op acties die door de gebruiker worden ondernomen, zoals het instellen van privacy-opties, het invullen van formulieren of het onthouden van gemaakte keuzes op webpagina's.
• Analytisch: deze cookies meten het aantal bezoeken op onze website en verzamelen informatie over het websiteverkeer, waardoor we de prestaties van onze website kunnen verbeteren. Ze helpen ons ook te achterhalen welke pagina's het populairst zijn of hoe bezoekers door onze website navigeren
• Tracking: deze cookies volgen wat je op internet doet. Bijvoorbeeld welke pagina’s je bekijkt of waar je op klikt. Bedrijven, zoals bijvoorbeeld Google of YouTube, gebruiken deze cookies om te weten wat jij leuk vindt. Zo kunnen ze je persoonlijke reclame laten zien. Dat gebeurt vaak zonder dat je het merkt. Wij vinden het belangrijk dat jij weet wat er gebeurt met jouw gegevens. Daarom vragen we altijd eerst om jouw toestemming voordat we zulke cookies gebruiken.

Wij gebruiken vooral functionele cookies op onze website. Via deze cookies kunnen bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen worden onthouden. Ze helpen ons om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij hiermee onze website verder verbeteren. Daarnaast plaatsen we cookies voor sociale netwerk plug-ins, zoals YouTube of Facebook.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.  

Cookiesverklaring

Hoe we gebruik maken van cookies staat beschreven op een aparte plek. Je leest hier de volledige Cookiesverklaring op onze website.

Als je onze website of het klantportaal Mijn Woonwaarts gebruikt, verzamelen we jouw persoonsgegevens. Dat doen we om onze online diensten goed te laten werken en om contact met je te kunnen opnemen. Ook gebruiken we jouw gegevens om onze website en dienstverlening te verbeteren.

We verwerken bijvoorbeeld de volgende gegevens:

• Gegevens die je invult op contactformulieren en naar ons verstuurt
• Je e-mailadres om je bijvoorbeeld digitale nieuwsbrieven te sturen, of om je uit te nodigen voor een enquête, huurderspanel of bijeenkomst
• Gegevens die je invult bij een enquête op onze website
• Je inloggegevens voor het klantportaal Mijn Woonwaarts

We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en gebruiken ze alleen voor de doelen die hierboven staan.

Andere websites

We werken samen met de volgende websites en online diensten die mogelijk cookies op jouw apparaten kunnen plaatsen. Klik op de naam om te zien hoe elk bedrijf met cookies en (jouw) privacy omgaat.

• POM (voor het versturen van brieven, facturen, etc.)
• Tolkie Leeshulp
• Facebook
• LinkedIn
• YouTube

Wij gebruiken functionele en analytische cookies en gegevens die we zelf verzamelen alleen voor het verbeteren van onze website.

Sociale media

We communiceren met onze huurders ook via sociale media, zoals Facebook. We delen via deze social mediakanalen geen privacygevoelige informatie met jou, zoals rekeningnummers of andere persoonsgegevens. Dit doen we niet, omdat het minder betrouwbaar en/of veilig is dan communiceren via bijvoorbeeld een brief. We zullen je dus nooit vragen om vertrouwelijke informatie via sociale media met ons te delen. 

Al je verzoeken, vragen of klachten kun je mailen naar privacyofficer@woonwaarts.nl. Wij behandelen jouw (persoonlijke) verzoek of aanvraag zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen één maand. Het kan nodig zijn dat we je vragen om je eerst te legitimeren, bijvoorbeeld op kantoor. Zo weten we zeker dat we jouw persoonlijke informatie ook daadwerkelijk aan jou verstrekken.

Als huurder heb je de volgende rechten:

• Recht op informatie: Je hebt het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom de verwerking van gegevens plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij jouzelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.
• Recht op inzage en afschrift (kopie van): Je hebt het recht jouw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. Je hebt ook het recht hiervan een afschrift (kopie) te ontvangen. Staan er in het dossier waar je inzage in wilt persoonsgegevens van iemand anders? Dan maken we die gegevens onleesbaar.
• Recht op correctie en aanvulling: Je hebt het recht om verkeerd genoteerde persoonsgegevens door ons laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op gegevenswissing: Je hebt het recht om Woonwaarts te verzoeken gegevens van jou te verwijderen. Dit wordt ook wel gegevenswissing genoemd. Dit verzoek moet door ons worden goedgekeurd (ingewilligd) in onder meer de volgende gevallen:
  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • of je trekt jouw toestemming in (als de verwerking hierop is gebaseerd).
• Recht van beperking: Je hebt het recht om ons te vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), als een van de volgende punten van toepassing is:
  • Je twijfelt of jouw gegevens kloppen. Als je denkt dat er een fout zit in je gegevens, dan gebruiken we die gegevens tijdelijk minder. We doen dit zolang we bezig zijn met het controleren van de juistheid van de persoonsgegevens.
  • De verwerking is niet volgens de regels (van de wet), maar je wilt niet dat we je gegevens verwijderen. Als we jouw gegevens onterecht hebben verwerkt, kun je ervoor kiezen dat we ze niet wissen, maar wel minder gebruiken.
  • Wij hebben jouw gegevens niet meer nodig, maar jij hebt ze nog wel nodig. Bijvoorbeeld als je de gegevens nodig hebt voor een rechtszaak of om je recht ergens op te kunnen onderbouwen.
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen het gebruik van jouw gegevens. In dat geval gebruiken we jouw gegevens tijdelijk minder, totdat we hebben beoordeeld of ons belang zwaarder weegt dan jouw belang.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit): Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens mee te nemen naar een andere organisatie. Dit heet het recht op overdraagbaarheid van gegevens (ook wel dataportabiliteit genoemd). Dit betekent dat je de persoonsgegevens die je aan ons hebt gegeven, kunt opvragen in een digitaal bestand. Dat bestand is gestructureerd en makkelijk te gebruiken. Je mag deze gegevens vervolgens zelf doorgeven aan een andere organisatie. Wij mogen je daarbij niet tegenhouden. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:
  • digitaal verwerkt worden, en
  • die voor de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.
• Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit recht wordt ook wel het recht op verzet genoemd.
  Je kunt bezwaar maken als wij jouw gegevens verwerken op basis van het gerechtvaardigd belang van de organisatie. Dat betekent dat wij jouw gegevens gebruiken omdat dat nodig is voor ons werk, maar jij mag aangeven dat je het daar niet mee eens bent.

Wil je een beroep doen op een van jouw rechten? Neem dan contact met ons op via privacyofficer@woonwaarts.nl.

Een klacht indienen

Heb je een klacht en kom je er niet uit met ons? Dan kun je een klacht indienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via hun website: Een tip of klacht indienen bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens).

We vinden het fijn als je eerst contact met ons opneemt. We doen dan ons best om samen met jou een oplossing te vinden.

Het beschermen van jouw persoonsgegevens is voor ons heel belangrijk. Zo voorkomen we dat jouw gegevens verkeerd gebruikt worden. Hoe gevoeliger de gegevens zijn, hoe beter we ze moeten beveiligen. Wij hebben hiervoor duidelijke regels opgesteld. Die zijn gebaseerd op afspraken binnen de woningcorporatiebranche. We nemen technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens goed te beschermen. Zo zorgen we ervoor dat ze niet verloren gaan of in verkeerde handen komen.

Ook onze partners en leveranciers moeten jouw gegevens goed beveiligen. We maken daarover afspraken in speciale contracten. Medewerkers van Woonwaarts, én van onze partners, mogen alleen gegevens bekijken die nodig zijn voor hun werk. Ze zijn verplicht om daar vertrouwelijk mee om te gaan.

Heb je een vermoeden van een beveiligingsprobleem? Dan kun je dit melden bij onze Privacy Officer via privacyofficer@woonwaarts.nl. Of neem contact op met ons kantoor via onze contactpagina.

Wij bekijken de privacyverklaring regelmatig, minimaal één keer per 2 jaar. Als er nieuwe inzichten zijn of de wet verandert, passen we de verklaring eerder aan.

Zie je iets in de tekst dat niet klopt of niet duidelijk is? Laat het ons dan weten. We nemen jouw reactie graag mee bij een volgende aanpassing. Als er iets verandert dat belangrijk is voor hoe we met jouw gegevens omgaan, dan laten we je dat weten.

Wil je goed op de hoogte blijven? Lees dan af en toe onze privacyverklaring opnieuw.